Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база

Каждое предприятие в процессе своего создания и дальнейшей работы сталкивается с решением различных кадровых вопросов. Для этого на предприятии создается кадровая служба, которая может быть в виде:

• управления кадров;

• департамента;

• отдела кадров;

• службы персонала;

• кадрового центра и т. д.

Выбор организационной формы данной службы определяется размером предприятия и количеством работников, порядком подбора кадров и объемом обрабатываемой информации. Если предприятие небольшое, то служба кадров не создается, а назначается специальный работник (инспектор по кадрам, менеджер), который отвечает за всю кадровую работу. На очень мелких предприятиях работа с кадровой документацией является частью обязанностей секретаря или бухгалтера.

Задачи, которые приходится решать кадровой службе вне зависимости от направления деятельности предприятия, могут быть достаточно разнообразными. Например:

• прогнозирование и планирование потребности предприятия в кадрах;

• комплектование предприятия необходимыми кадрами;

• обеспечение движения кадров, подготовка резерва на выдвижение;

• повышение квалификации работников;

• проведение регулярной аттестации;

• учет и анализ личного состава предприятия и др.

В процессе решения поставленных задач кадровая служба выполняет следующиевиды работ:

• составляет планы работ по труду и кадрам (квартальные, годовые, перспективные);

• создает и ведет банк данных о персонале (количественный и качественный состав);

• подбирает кандидатов на различные позиции и ведет резерв кадров предприятия;

• проводит отбор на вакантные должности;

• участвует в проведении аттестации;

• оформляет документы о приеме, переводах, увольнениях, поощрениях и взысканиях, командировках и отпусках работников;

• оформляет и ведет личные дела и трудовые книжки;

• ведет установленную отчетность, готовит справки и другие документы, касающиеся трудовой деятельности работников;

• ведет учет личного состава и табельный учет;

• проводит работу по анализу текучести кадров;

• контролирует состояние трудовой дисциплины на предприятии и т. д.

Как и любое другое направление деятельности, работа кадровой службы обязательно документируется. Составление, оформление документов, работа с ними и хранение регламентированы законодательными и нормативно-правовыми актами, выполнение которых обязательно для любой кадровой службы вне зависимости от ее размеров. Кроме того, на каждом предприятии разрабатываются локальные нормативные акты, регламентирующие работу кадровой службы данной организации. Ежегодно кадровой службой готовится номенклатура дел, формирование которых также признается обязательным для сотрудников кадровой службы.

Современное законодательство требует от работодателя оформление большого количества документов, отражающих различные аспекты трудовых отношений с работниками. Разрабатывают, оформляют такие документы сотрудники кадровой службы предприятия совместно с юристами. Значение кадровых документов определяется тем, что в них зафиксированы сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т. д. Поэтому кадровая служба предприятия должна руководствоваться законами, постановлениями, инструкциями и другими документами, содержащими нормы трудового права. За нарушение норм, содержащихся в этих правовых актах, стороны трудовых отношений могут быть привлечены к различным видам юридической ответственности.

И в первую очередь работники, отвечающие за делопроизводство по личному составу, должны знать Трудовой кодекс Российской Федерации (в дальнейшем – ТК РФ). На основании статей ТК РФ на предприятии устанавливается единый порядок оформления документов кадровой службы.

На основании Закона Российской Федерации от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» строится работа отдела кадров с персональными данными сотрудников предприятия. Правила обработки и хранения информации, порядок работы с ней, контроль доступа к персональным данным находят отражение в Положении о защите персональных данных, разработанном с учетом положений вышеназванного закона.